آئین نامه ها و دستور العملهای مدیریت امور مالی :: معاونت مالي و اداري

یکی از مدیریتهای زیر مجموعه حوزه معاونت اداری مالی ، مدیریت امور مالی می باشد که از اهمیت ویژه ای برخوردار است و کلیه امور اجرایی مالی تحت نظارت و کنترل این مدیریت انجام می پذیرد . گزارشگری مالی جهت استفاده کنندگان و مدیران از صورتهای مالی در جهت برنامه ریزی و اتخاذ تصمیمات درست و به جا ، اعمال نظارت و پاسخگوئی ، نیاز به این اطلاعات دارد.

اطلاعات منعکس در صورتهای مالی ، زمانی برای استفاده کنندگان مفید و موثر است که از ویژگی کیفی لازم برخوردار باشد . یکی از ویژگیهای کیفی اطلاعات مالی ، قابلیت اتکا ست. اطلاعات مالی هنگامی قابل اتکاست که آثار مالی معاملات و سایر رویدادهای مالی ، به گونه ای مناسب و مطابق با استانداردهای حسابداری در دفاتر ثبت و مورد تائید حسابرسان مستقل که وظیفه اظهار نظر نسبت به صورتهای مالی را دارند ، باشد.

معرفی مدیریت امور مالی و چارت تشکیلاتی :
شهردار مشهد و مدیر امور مالی بعنوان ذیحسابان دستگاه می باشد که می بایست مطابق با آئین نامه مالی ابلاغ شده نسبت به اجرائی نمودن آن اقدام نماید . در راستای انجام این امور و با توجه به شرایط و افزایش فعالیتهای شهرداری ، ادارت و واحدهای گوناگونی زیر نظر مدیر امور مالی تشکیل و انجام وظیفه می نمایند که بشرح ذیل می باشد :

نظارت بر کلیه فعالیتهای حسابداری اداره از قبیل صدور سند، صدور چک و اسناد اعتبارات و بودجه ، تعهدات قرادادها و ...

نگهداری اعتبارات ستاد و مناطق و تامین اعتبار کلیه پرداختها اعم از موقت و قطعی

پیگیری در جهت اخذ تصمیم و دریافت وجه اعتبارات دولتی پس از دریافت موافقت نامه با هماهنگی قسمتهای ذیربط

انجام تمهیدات و اقدامات لازم جهت بستن به موقع حسابها و تهیه تفریغ بودجه در موعد مقرر

تهیه و تنظیم گزارشات مالی از جمله تراز آزمایش ماهیانه، صورت مغایرت بانکی و ... جهت ارائه به مسئولین همراه با تجزیه و تحلیل

برنامه ریزی لازم جهت پرداخت حقوق و مزایای پرسنل به نحوی که کلیه حق و حقوقات قانونی در موعد مقرر پرداخت گردد.

هماهنگی لازم با قسمتهای ذیربط با برنامه زمانبندی مشخص از جمله مدیریت امور اداری- شهرداریهای مناطق و رابطین حقوق و دستمزد معاونتها، مدیریتها و ادارات

رعایت کامل قوانین و بازنگزی کلیه پرداختها و کسورات با قوانین و دستورالعملهای ابلاغی و اقدامات لازم در جهت پرداخت به موقع کلیه کسورات قانونی

پیگیری جدی و اساسی درخصوص بازنگری سیستم نرم افزاری موجود حقوق و دستمزد با هماهنگی قسمتهای ذیربط به نحویکه سیستم از ایمنی بالا و کنترلهای داخلی مطلوب برخوردار گردد.

2- حفظ و صیانت از اموال و اوراق بهادار :
نظارت کامل بر حفظ و نگهداری اموال شهرداری و تهیه و تنظیم فرمهای مختلف ، جهت سیستم اموال
نظارت بر تحویل و تحول اموال منقول شهرداری
بروز رسانی اطلاعات اموال شهرداری و نظارت بر نگهداری اوراق بهادار و اسناد مالکیت شهرداری
نظارت و پیگیری جهت صورت برداری و برچسب زدن بر روی اثاثیه و اموال منقول و و الصاق یک نسخه از صورت ریز لوازم هر اتاق در محل مناسب و قابل رویت و کنترل لازم درخصوص استفاده بهینه از اموال شهرداری
پیگیری و هماهنگی با مسئولین ذیربط درخصوص بیمه و امنیت و حفظ اموال از طریق انعقاد قراردادهای بیمه
شرکت در کمیسیونهای اداری و مالی بویژه در مورد انجام مزایده ها و حراج اموال منقول اعم از مستعمل و اسقاطی یا قابل استفاده
نگهداری و نظارت بر سیستم حسابداری انبارها و هماهنگی لازم در انبار گردانی سالانه و مقطعی
آموزش مستمر به جمعداران اموال در مناطق ، ستاد و معاونتها
سیستمی کردن نگهداری اطلاعات اموال و اوراق بهادار
تهیه دستورالعملهای خاص درخصوص اموال و فروش و مزایده آن

3- انعقاد قراردادها و پیمانها :

اقدام به برگزاری مناقصات و مزایدات شهرداری وفق ضوابط و مقررات
تهیه برنامه زمانبندی برای انجام مناقصات با هماهنگی قسمتهای مربوطه
ابلاغ دستور العملها ، بخشنامه ها و آئین نامه های مورد نیاز وفق ضوابط به منظور ضابطه مند شدن امور و تسریع در کار و حذف مراحل زائد و اضافی
پیگیری مستمر انتقال آخرین اطلاعات در سایت اینترنتی جهت برگزاری مناقصات و مزایده ها در حداقل زمان و بهره گیری از سیستمهای مکانیزه
پیگیری جهت توسعه سایت اینترنتی و راه اندازی آن در مناطق
پیگیری در جهت استفاده از آخرین دستور العملها به ویژه قانون جدید مناقصات و مواردی که باعث انجام بهتر امور و تسهیل در کارها می شود.
پیگیری لازم جهت آموزش پرسنل و استفاده از نظرات مشاورین محترم و صاحب نظر در امور پیمانها
نظارت مستمر بر روند برگذاری مناقصات و مزایدات در مناطق.

4- کنترل و نظارت :

نظارت کامل و جامع مالی بر نحوه هزینه کرد، رعایت قوانین و مقررات و ضوابط مالی و انجام امور مالی و حسابداری مناطق و عاملین امور مالی
بررسی روشهای انجام کار در مرکز و مناطق و ار ائه پیشنهادات لازم جهت بهبود روشها
پیگیری مستمر حسابهای سنواتی اعم از ستاد و مناطق تا حصول نتیجه و تسویه حساب نهائی
دریافت گزارشات مالی ماهیانه از ستاد ، مناطق و عاملین امور مالی و رسیدگی و تجزیه و تحلیل آنها و تهیه تراز تجمیعی
پیگیری و انجام تمهیدات لازم جهت بستن به موقع حسابهای مناطق و عاملین امور مالی در مواعد مقرر قانونی
بررسی سیستمهای موجود نرم افزاری امور مالی اعم از حسابداری ،اعتبارات ، اموال و انبار ، حقوق و دستمزد و . با درنظر گرفتن سه عامل مهم الف- سادگی سیتم جهت کاربران ب- امنیت و دقت سیستم ج- مناسب بودن با فعالیتهای شهرداری
بررسی سرفصلهای موجوود امور مالی ستاد و مناطق و تهیه نظامنامه مالی برای ستاد و مناطق با همکاری مجموعه مدیریت امور مالی
پیگیری برنامه های آموزشی پرسنل امور مالی به صورت کاربردی و ارزیابی پرسنل مناطق از لحاظ تخصصی
نظارت بر عملکرد کلیه مسئولان حسابداری